Türkiye’nin birinci elektronik genel heyet toplantısı, Türk mühendisleri tarafından geliştirilen yazılım üzerinden gerçekleştirildi.
AA muhabirinin aldığı bilgiye nazaran, Türk mühendisleri, geliştirdikleri teknoloji tahliliyle Türkiye’de bir prensip daha imza attı. Sivil toplum kuruluşlarının fizikî olarak yaptıkları genel heyet toplantılarını dijitalleştirerek elektronik ortama taşıyan bir e-genel şura yazılımı geliştirildi.
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri tarafından geliştirilen ve “BizBize E-Genel Kurul” ismi verilen platformla birinci e-genel şura toplantısını da 17 Kasım’da Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneği düzenledi. 228 üye sayısına sahip dernek, genel konseyini dijital ortamda yaptı.
117 üyenin katıldığı e-genel şura toplantısı yaklaşık 3,5 saat sürdü. e-Genel konseye katılan üyelerin yoklamaları otomatik olarak alındı. Toplantıda iştirakçi listesi otomatik oluşturuldu ve bilgiler toplantı sonrası hazırlanan rapora yeniden otomatik olarak eklendi.
BizBize E-Genel Kurul’da bulunan “divan konseyini seçme” özelliğiyle heyet oluşturuldu. Asil ve yedek olmak üzere idare ve kontrol şuralarına ilişkin üyeler ise yeniden sistem üzerindeki oylama özelliğiyle belirlendi. Ayrıyeten sistemin sunduğu “serbest oylama” ve “çoktan seçmeli oylama” özellikleriyle idare masraflarının ibrası, noter ve kırtasiye harcamalarına ait toplam sarfiyatlar oylanarak fikir birliğine varıldı.
Divan konseyi üyeleri, genel konsey sonunda otomatik oluşturulan rapor ile birlikte e-imza sertifikalarını kullanarak imza sürecini gerçekleştirdi. Oylamaların tamamı kapalı gerçekleştirilirken sistem içinde bulunan “dilek ve temenniler” özelliğiyle üyeler his ve niyetlerini paylaşabildi.
Dünyanın her yerinden genel konseye katılım
Güvenli teknik altyapısı ve işlevsel özellikleriyle sivil toplum kuruluşlarının genel konseylerini elektronik ortama taşıyan BizBize E-Genel Konsey, vakit ve yer kısıtlamalarını ortadan kaldırırken kullanıcılarına eksiksiz ve inançlı bir hizmet sunuyor.
Yüz yüze gelmeye gerek kalmadan düzenlenen e-genel konseyler sayesinde bulaş riski de ortadan kalkıyor. Efektif vakit idaresi, kaynak tasarrufu ve maliyet faal özellikleriyle ön plana çıkan e-genel heyet platformu, kullanıcılarına ekonomik bir imkan sağlıyor.
Mobil aygıtlarla uyumlu çalışabilen sistem sayesinde sırf Türkiye’nin değil, dünyanın her yerinden anlık çevrim içi genel şuralar düzenlenebiliyor.
“e-Genel heyet ile maliyetimizi azalttık”
Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneği Lideri Mevlut Bahçevan, AA muhabirine, Derneğin Hakkari’den Edirne’ye kadar tüm kamu üniversitelerini kapsadığını söyledi.
Derneğin kuruluşunun akabinde üye sayılarının arttığını belirten Bahçevan, şöyle konuştu:
“Biliyorsunuz derneklerde genel şura yapmak gerekiyor. Biz bu genel konseyi yapmak istediğimiz vakit önemli bir zorlukla karşılaştık. Tüm üyelerimiz Türkiye geneline dağıldığı için üyelerimizi derneğimizin merkezi olan Gaziantep’te toplamamız hem vakit hem maliyet açısından önemli külfet getirecekti. Bunu kara kara düşünürken internette bir araştırma yaptım. BizBize E-Genel Konsey olduğunu, bu türlü bir site bulunduğunu gördüm. Yetkililerle irtibata geçtim, bilgi sahibi oldum. Çok sıcak bir karşılamayla açıklayıcı, tatmin edici bilgiler verdiler. Bu bilgileri idare şurasındaki arkadaşlarla istişare ettik. Bu türlü bir programın olduğunu bunun bize önemli manada vakit ve maliyet açısından yarar sağlayacağını gördük. Sonra bu programı kullanmak için karar aldık. Birinci e-genel şurası yapma gururuna de nail olduğumuz için derneğimiz ismine onur duyuyorum.”
Üyelerinin de bu uygulamadan çok şad kaldıklarını lisana getiren Bahçevan, şunları kaydetti:
“Çünkü kendi ofislerinde, kentlerinde hiçbir zahmete katlanmadan bu toplantıya iştirak ettiler ve dijital imza ve onayla bu genel heyet kararlarını onayladılar. e-Yönetim Şurası da olursa çok hoş olacağını düşünüyorum zira idare heyeti toplantıları daha sık yapılıyor, genel şura üzere değil. Bu açıdan programı beğendik, kullandık, kullanılmasını tavsiye ediyoruz. Yol haritamızda tüm e-genel şura toplantılarını BizBize E-Genel Şura programını kullanarak yapmayı düşünüyoruz ve idare heyetinde da bu kararı aldık. Tüm üyelerimi Gaziantep merkezde toplamaya kalksaydım yaklaşık 100 bin lira maliyet olacaktı lakin bunu çok cüzi ölçüyle gerçekleştirmiş olduk.”
Dernek idarelerinin yanılgı yapmasını da engelliyor
BİTES Savunma, Havacılık ve Uzay Teknolojileri Genel Müdürü Uğur Coşkun, Kovid-19 salgınıyla birlikte ulusal altyapılar kullanılarak bir görüntü konferans sistemi geliştirdiklerini söyledi.
Böyle bir ortamda dernek genel heyetlerinin yapılmasını, çok sayıda dernek üyesinin bir ortaya gelmesini sağlamak için tahlil geliştirdiklerini vurgulayan Coşkun, genel şuranın yapılmasından burada alınan kararlar ve sonuçların İçişleri Bakanlığı sistemine kaydedilmesine kadar uzanan uçtan uca otomatik bir altyapı oluşmasına vesile olduklarını söz etti.
Coşkun, Kamu Üniversiteleri Daire Liderleri Dayanışma Derneğinin de genel konseyini bu uygulamayla dijital olarak gerçekleştirdiğini bildirdi.
Bu uygulamanın dernek faaliyetlerinin şeffaf, denetlenebilir, süratli, pratik formda yürütülebilmesine katkı sağladığına dikkati çeken Coşkun, şöyle konuştu:
“Ayrıca genel şuranın bu biçimde yapılması seyahat, konaklama masraflarının ortadan kalması, salgın devirlerinde hadiselerin artmasının önüne geçilmesi üzere yararlar sağlayacak. Yazılımımız internetten arama motorlarıyla erişilebilir ve tekrar internetten kolay kolay temin edilebilir durumda. Kullanımla ilgili ayrıntılı eğitim sistemleri de oluşturduk. Hiç bilmeyen biri bile genel heyet gündemi oluşturup toplantı yapabilir. Kolay erişilebilir olması, kullanıcıyı yönlendirmesi, genel heyette uyulması gereken tüm süreçleri içeriyor olması, bunlara ait yönlendirmeler yapması üzere avantajlara sahip. Bu sayede dernek yöneticilerinin prosedürlere ait yanılgı yapmalarının da önüne geçiliyor. Dernekler internetten uygulamayı temin edip kendi genel şuralarını yapabilir durumdalar.”
Uğur Coşkun, gelecek periyotta şirket genel heyetlerine yönelik misal muhtaçlıkları da karşılamayı amaçladıklarını kaydetti.
